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Preiscrizione telematica delle istanze di mediazione

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Gentile Collega,

sono lieta di poterTi comunicare che da oggi è possibile eseguire la preiscrizione telematica delle istanze di mediazione presso l’Organismo Forense di Roma. Con tale procedura si può depositare telematicamente l’istanza ed i relativi allegati per poi doversi recare presso la Segreteria una sola volta al fine di consegnare gli originali e ritirare gli avvisi da notificare alle parti chiamate. Dopo un periodo di test, valuteremo se eliminare del tutto gli accessi presso la Segreteria prevedendo che gli originali vengano consegnati al Mediatore in sede di primo incontro.

REGISTRAZIONE SUL PORTALE SFERA

Per poter eseguire la preiscrizione telematica è necessario essere registrati sul portale SFERA che gestisce l’Ordine degi Avvocati di Roma.

1) Utilizza come browser Google Chrome o Firefox (è sconsigliato l’utilizzo di Edge o Explorer);

2) clicca sul seguente link: https://sfera.sferabit.com/servizi/accesso_albosfera.php?dir=/coaroma/

3) nella pagina che si apre cliccare su “Hai smarrito o vuoi generare la password ? [Clicca qui]” (ATTENZIONE, non selezionare “Non sei ancora registrato (riservato ai non iscritti in questo Ordine) ? [Clicca qui]”);

4) nella pagina successiva inserisci il Tuo codice fiscale e la mail che hai comunicato all’Ordine (meglio evitare la PEC) e clicca su “Procedi”;

5) riceverai una mail contenente la password provvisoria ed un link da utilizzare per poter effettuare il primo accesso;

6) clicca sul link contenuto nella e-mail di cui al punto 5 (da utilizzare obbligatoriamente e soltanto per il primo accesso) e si aprirà una schermata da utilizzare per cambiare la password provvisoria; inserisci la password contenuta nella mail e quella nuova che creerai Tu, quindi clicca su “Cambia Password”;

7) a questo punto Ti sei registrato e per accedere all’area personale dovrai utilizzare esclusivamente questo link: https://sfera.sferabit.com/servizi/accesso_albosfera.php?dir=/coaroma/ dove ti verrà chiesto di inserire il Tuo codice fiscale e la password che hai precedentemente creato (vedi punto 6).

ISTANZA DI MEDIAZIONE ONLINE

Come ricordato, con la preiscrizione telematica si può depositare l’istanza ed i relativi allegati per poi recarsi in Segreteria una sola volta al fine di consegnare gli originali e ritirare gli avvisi da notificare alle parti chiamate. Il procedimento è semplice ed auto-esplicativo, tuttavia, per Tua comodità, riporto qui di seguito una guida che Ti potrà essere utile.

Preliminarmente è importante sapere che:

– è meglio NON utilizzare i browser Edge ed Explorer perché potrebbero essere incompatibili,

– il tempo a disposizione per completare l’invio è di venticinque minuti,

– la dimensione massima degli allegati non può superare i 16 MB complessivi,

quindi, prima di accedere alla piattaforma SFERA, Ti conviene:

  1. a) predisporre l’istanza di mediazione ed il modulo di adesione al trattamento dei dati personali prelevandoli dal sito dell’Organismo o direttamente da qui:

https://www.ordineavvocatiroma.it/wp-content/uploads/2016/05/A_ISTANZA-AVVIO-MEDIAZIONE-OBBLIGATORIA-v.-29-5-18-1.doc

https://www.ordineavvocatiroma.it/wp-content/uploads/2016/05/B_ISTANZA-AVVIO-MEDIAZIONE-OBBLIGATORIA-AMMESSI-AL-PATROCINIO-DELLO-STATO-v.-29-5-18-1.doc

https://www.ordineavvocatiroma.it/wp-content/uploads/2016/05/C_ISTANZA-AVVIO-MEDIAZIONE-DELEGATA-DAL-GIUDICE-v.-29-5-18-1.doc

https://www.ordineavvocatiroma.it/wp-content/uploads/2016/05/ISTANZA-AVVIO-MEDIAZIONE-FACOLTATIVA-VOLONTARIA-ver.-29-5-18-1.doc

stampandoli, facendoli firmare dai Tuoi assistiti in tutte le loro parti e sottoscrivendoli Tu anche per autentica delle firme, quindi scansionarli in formato .PDF e firmarli digitalmente (preferibilmente in formato PADES);

  1. b) scansionare i documenti d’identità delle parti ed il loro tesserino del codice fiscale in un unico file in formato .PDF;
  2. c) scansionare l’attestazione di avvenuto pagamento delle spese di avvio tenendo presente che:

– le spese di avvio ammontano ad euro 48,80 per liti di valore fino a euro 250.000,00 o indeterminato e ad euro 97,60 per liti di valore superiore,

– il bonifico va intestato a “Fondazione Organismo di Mediazione Forense” con IBAN “IT53C0510403207CC0390003130” – ATTENZIONE nella causale del bonifico indica OBBLIGATORIAMENTE cognome e nome o ragione sociale della parte istante nonché cognome, nome o ragione sociale (se non coincidono con quelli della parte istante), codice fiscale o  partita I.V.A. ed indirizzo dell’intestatario della fattura;

  1. d) scansionare i documenti che intendi allegare in formato .PDF.

1) Una volta predisposto quanto sopra, accedi alla Tua area personale della piattaforma SFERA seguendo le istruzioni sopra riportate, entra nell’area “Mediazione”, seleziona “Accedi come: Parte” e clicca su “Nuova istanza”;

2) conferma la lettura delle note preliminari;

3) inserisci tutti i dati richiesti dalle maschere (anche quelli non obbligatori);

4) in fondo alle maschere inserisci e controlla la correttezza del Tuo indirizzo mail (sul quale riceverai il messaggio di conferma) e del Tuo numero di telefono, quindi clicca su “Avanti”;

5) nella successiva pagina riassuntiva controlla l’esattezza dei dati e carica i file in formato .PDF che hai precedentemente predisposto tenendo presente che:

– il file contenente l’istanza ed il modulo di assenso al trattamento dei dati andrà inserito alla voce ‘Sottoscrizione parte istante’,

– nel caso di patrocinio a spese dello stato in luogo dell’attestazione di avvenuto bonifico andrà caricato il file contenente l’autocertificazione sottoscritta dalla parte istante e la certificazione attestante tale status rilasciata dal Consiglio dell’Ordine ai sensi del D.P.R. 30 maggio 2002 n. 115;

6) una volta eseguito l’invio non utilizzare per alcun motivo la funzione “Aggiungi file firmato” (coccardina rossa) presente nell’area personale, sezione “Istanze online”;

7) per la validazione del deposito ed il ritiro degli avvisi da notificare alle parti chiamate, recati:

– per i soli procedimenti in materia di impugnazione di delibera condominiale, dopo tre ore dal deposito telematico o il giorno successivo se le tre ore scadono successivamente all’orario di chiusura,

– per tutti gli altri procedimenti dopo due giorni dal deposito telematico,

presso la Segreteria dell’Organismo di Mediazione (viale Giulio Cesare n. 54 b, piano secondo, stanza 103) portando gli originali dell’istanza di mediazione e del modulo di assenso al trattamento dati personali sottoscritti dalle parti istanti e da Te anche per autentica, copia di tutta la documentazione depositata telematicamente e la nota di iscrizione ricevuta per mail (di quest’ultima consegna soltanto le prime pagine riassuntive e non le ultime con i codici a barre).

ATTENZIONE: l’invio dell’istanza di mediazione NON comporta l’automatica iscrizione della procedura, iscrizione che avverrà soltanto con la validazione del deposito da parte della Segreteria.

I miei migliori saluti

Il Coordinatore dell’Organismo di Mediazione Forense di Roma

Cons. Avv. Maria Agnino